Ban quản lý tòa nhà là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một tòa nhà. Các hoạt động của đội ngũ này được xét duyệt bởi Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản. Tuy nhiên, Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản chỉ xét duyệt các đơn vị đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư.
Chức năng của ban quản lý tòa nhà
Tối ưu quản lý tài chính
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng mà ban quản lý tòa nhà phải đảm nhiệm là vạch ra giải pháp tối ưu quản lý tài chính. Thông thường, khách hàng và cư dân sử dụng một tòa nhà phải đóng phí quản lý hàng tháng. Khi gộp lại, những khoản phí này sẽ biến thành con số rất lớn. Việc của ban quản lý tòa nhà là nhận bàn giao và sử dụng minh bạch, hợp lý các khoản phí này, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người đang sử dụng tòa nhà. Việc tối ưu quản lý tài chính hợp lý giúp cho tòa nhà vận hành hiệu quả, chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn, đồng thời, đảm bảo được lợi ích của cả cư dân lẫn ban quản lý.
Tạo giải pháp quản lý nhân sự
Giải pháp quản lý nhân sự cũng rất quan trọng vì muốn tòa nhà vận hành hợp lý, trước hết phải bố trí nhân sự hợp lý. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm nghiên cứu, tìm hiểu để tuyển dụng, điều hành nhân sự tại các bộ phận trong tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần để tâm đến khâu đào tạo nhân sự và ra quy chế thưởng phạt. Tuy nhiên, quản lý con người chưa bao giờ là việc dễ dàng. Do đó, cần có một phương pháp giám sát, quản lý và đánh giá khoa học để tối ưu hiệu quả của công việc này. Điều đó góp phần đảm bảo đội ngũ nhân sự làm việc một cách nghiêm túc và chỉn chu.
Quản lý khách hàng chi tiết
Nắm được thông tin thiết yếu về khách hàng sử dụng tòa nhà là chìa khóa then chốt giúp ban quản lý đưa ra chính sách đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Bằng cách này, ban quản lý có thể giữ chân khách hàng mà không gây ảnh hưởng đến chủ dự án hay làm tổn hại lợi ích chung của toàn bộ tòa nhà.
Bảo trì các hệ thống kỹ thuật
Để mọi hệ thống trong tòa nhà như hệ thống điện nước, điều hòa, thang máy,… hoạt động ổn định, ban quản lý cần thường xuyên bảo trì hệ thống kỹ thuật. Trách nhiệm của đội ngũ này là liên tục kiểm tra hệ thống kỹ thuật để sớm thực hiện bảo trì, sửa chữa, khắc phục các vấn đề đang tồn tại. Trong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, ban quản lý tòa nhà cũng cần phải theo dõi sát sao để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
Giám sát công tác vận hành
Thông thường, trong công tác vận hành tòa nhà, ngoài ban quản lý thì còn có sự tham gia của các cá nhân, nhà thầu liên quan. Lúc này, ban quản lý phải giám sát, theo dõi xem các cá nhân, tổ chức đó đã thực hiện đúng quy trình của công tác vận hành hay không. Việc giám sát góp phần giúp ban quản lý đánh giá và đảm bảo toàn bộ hoạt động bảo dưỡng, bảo trì đều bám sát các yêu cầu, kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, thường xuyên khảo sát tòa nhà để kịp thời phát hiện dấu hiệu xuống cấp cũng là đầu việc quan trọng mà ban quản lý cần lưu tâm khi giám sát công tác vận hành. Các công tác giám sát vận hành tòa nhà đảm bảo cho hệ thống điện, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống cấp thoát nước và phòng cháy chữa cháy,… diễn ra thường xuyên, giúp hạn chế tối đa những sự cố phát sinh, giúp cho hệ thống luôn hoạt động ổn định, an toàn.
