Đối với nhà chung cư được gọi là nơi “an cư lạc nghiệp”, chính vì thế đối với ban quản lý tòa nhà chung cư điều đầu tiên cần đảm bảo đó là sự an toàn của tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà cần đảm bảo an ninh của tòa nhà tránh trộm cắp, gây rối đồng thời kiểm soát chặt chẽ hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy,… hạn chế tối đa những ảnh hưởng đến sức khỏe cư dân thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng cư dân. Thứ hai, ban quản lý tòa nhà cần lưu ý đến hoạt động quản lý cơ sở hạ tầng của tòa nhà: Vì đây là nơi an cư của khách hàng. Người sống trong tòa nhà có thể là một trong những chủ sở hữu của tòa nhà, chính vì thế họ luôn quan tâm đến cơ sở hạ tầng của tòa nhà, tránh tối đa những ảnh hưởng đến chất lượng căn hộ – tài sản của họ. Thứ 3, công ty quản lý tòa nhà chung cư cần phải tính toán các chi phí sao cho tối ưu nhất, nếu như đối với tòa nhà văn phòng đây không hẳn là yếu tố tiên quyết trong hoạt động quản lý, thì với tòa nhà chung cư bạn cần tính toán mức chi phí hợp lý nhất vì đây là cư dân bỏ tiền túi của mình ra để chi trả, chính vì thế họ sẽ khắt khe hơn so với khách hàng là doanh nghiệp.
Công việc quản lý tài chính nói đơn giản thì là bao gồm thu và chi các khoản phí dịch vụ quản lý tòa nhà, cụ thể ban quản lý tòa nhà sẽ thực hiện 3 công việc chủ yếu sau:
- Tiến hành thu các khoản phí dịch vụ quản lý tòa nhà hàng tháng từ người sử dụng tòa nhà (cư dân, doanh nghiệp, tổ chức,…).
- Chi trả phí dịch vụ cho các hoạt động quản lý tòa nhà như chi phí cho hoạt động dịch vụ vệ sinh, chi phí cho hoạt động an ninh-bảo vệ, kỹ thuật…
- Thống kê và ghi chép chi tiết các khoản chi phí đã chi ra như chi phí phải trả cho hoạt động vệ sinh tòa nhà thì bao gồm chi phí dành cho công cụ dụng cụ vệ sinh, chi phí tiền điện, nước cho hoạt động vệ sinh, chi phí chi trả cho nhân viên thực hiện công việc vệ sinh,… Các khoản chi phí cần được ghi chép lại minh bạch, rõ ràng để công khai trước khách hàng hoặc chủ đầu tư tòa nhà.
Hoạt động quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng, ban quản lý tòa nhà cần:
- Tuyển dụng nhân sự cho từng bộ phận sao cho phù hợp nhất về số lượng nguồn nhân sự là năng lực làm việc.
- Lên bản kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, từng chức vụ nhân sự, để họ có thể nắm được tất cả những công việc mình cần làm, giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận làm việc.
- Lập chế độ độ thưởng phạt rõ ràng dành cho nhân viên, tạo động lực, trách nhiệm cho nhân viên đối với công việc.
- Quản lý bảo trì, bảo dưỡng.
Công việc bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị bao gồm:
- Kiểm tra, đánh giá tình trạng từng loại máy móc thiết bị đang hoạt động trong tòa nhà.
- Đối với mỗi loại máy móc thiết bị khác nhau thì sẽ có thời gian bảo trì, bảo dưỡng khác nhau, chính vì thế ban quản lý tòa nhà cần lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng đối với từng loại máy móc thiết bị.
- Đối với mỗi loại máy móc thiết bị trước khi tiến hành cần thông báo cho những bên liên quan có sử dụng máy móc thiết bị về kế hoạch bảo hành để tránh làm gián đoạn đến hoạt động của tòa nhà khi tạm dừng máy móc thiết bị để bảo trì sửa chữa.
- Tiến hành bảo trì bảo dưỡng theo bản kế hoạch đã được lập ra. Nếu máy móc thiết bị có vấn đề gì cần sửa chữa ngay lập tức hạn chế tối đa thiệt hại của sự hư hỏng máy móc thiết bị khi bị hỏng hóc.
Công việc bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng bao gồm:
- Hoạt động đánh giá chất lượng của tòa nhà, kể cả những công trình công cộng thuộc tòa nhà như tường nền, cột, mái,… công việc này thường diễn ra định kỳ theo yêu cầu của chủ đầu tư có thể theo tháng hoặc theo quý.
- Tiến hành khắc phục kịp thời tránh tình trạng cơ sở hạ tầng của tòa nhà xuống cấp nghiêm trọng mới bắt đầu sửa chữa.
Công ty Quản lý vận hành tòa nhà thuộc Công ty Bảo vệ Tập đoàn Thắng Lợi là sự lựa chọn tối ưu nhất cho quý khách hàng và tất cả các đối tác. Ai có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà của Thắng Lợi, vui lòng liên hệ: 0975.64.24.62. Phòng – Kinh Doanh. Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ quý khách hàng khi có yêu cầu.